Vacature Teamleider secretariaat 24-32 uur

Functie: Teamleider secretariaat bij GGZ instelling, Amsterdam (24-32 uur)

Bij Grip Psychologen zijn we op een missie om topkwaliteit psychologische zorg te bieden met een persoonlijke benadering.

Ben jij een ervaren secretaresse met sterke organisatorische kwaliteiten en een natuurlijke aanleg om harmonie en structuur te bevorderen? Wil je bijdragen aan een soepele samenwerking tussen teams, locaties en het management? Heb je affiniteit met de zorg? Dan zoeken wij jou als onze nieuwe Teamleider Secretariaat!

Over Grip Psychologen
Ons dynamische team van ongeveer 35 enthousiaste professionals biedt psychologische behandelingen voor jongvolwassenen en volwassenen met diverse psychische klachten vanuit twee locaties in het hart van Amsterdam. Zij worden hierbij ondersteund door een daadkrachtig en warm secretaresseteam.

Onze werksfeer is informeel, betrokken en gezellig. Collega’s vinden makkelijk hun weg naar elkaar, we lunchen samen, en er is altijd aandacht voor elkaars welzijn. Regelmatig organiseren we inspirerende workshops, borrels en (sport)activiteiten. In onze kleinschalige organisatie zijn de lijnen kort, waardoor we snel kunnen schakelen en vernieuwende ideeën snel kunnen implementeren.

Wat ga je doen?
Als Teamleider Secretariaat ben jij de spil van ons secretariaat én een verbindende factor binnen onze organisatie. Je combineert uitvoerende en coördinerende taken met kwaliteitsborging en toezicht. Je taken omvatten onder andere:

• Uitvoerende taken:
  • Beheer van de centrale mailbox en agendabeheer voor psychologen.
  • Inschrijven van cliënten in ons Cliënten Informatie Systeem (CIS).
  • Ondersteunen van psychologen bij administratieve processen.
• Coördinerende taken:
  • Het zorgdragen voor de bezetting op locaties en het maken van planningen.
  • Fungeren als vraagbaak voor praktische en inhoudelijke vragen, maar ook als coachend aanspreekpunt voor je collega secretaresses.
  • Onderhouden van een brugfunctie tussen het secretariaat, de psychologen en het MT
  • Zorgdragen vooreen constructieve en harmonieuze samenwerking binnen het secretariaat.
  • Een leidende rol innemen bij het uitrollen van nieuwe of aangescherpte werkprocessen binnen het secretariaat
• Kwaliteitsborging en toezicht:
  • Toezien op het naleven van alle processen en werkafspraken.
  • Toezien op een uniforme werkwijze binnen het secretariaat en signaleren van inefficiënties.
  • Signaleren en aankaarten van knelpunten en verbeterpunten bij MT of directie.

Wie ben jij?

Wij zoeken een gedreven en communicatief sterke professional die zich herkent in de volgende kwaliteiten:

• Je communiceert helder en professioneel in het Nederlands en Engels, zowel schriftelijk als mondeling.
• Je bent een toegankelijke en scherpe sparringspartner voor jouw collega secretaresses
• Je kunt het MT ondersteunen met heldere en doordachte adviezen rondom beleidsvorming en allerlei projecten.
• Je bewaart overzicht, stelt prioriteiten en schakelt snel tussen verschillende taken. Je werkt gestructureerd, signaleert verbeterkansen en neemt proactief initiatief om zaken op te pakken.
• Je weet harmonie te behouden en bevorderen binnen teams en locaties, en bent een verbindende factor.
• Je ziet verbeterpunten en draagt actief oplossingen aan.
• Kennis en ervaring: Enkele jaren werkervaring in een secretariële/coördinerende functie op MBO/HBO-niveau.

Wat bieden wij?

• Een veelzijdige en uitdagende functie in een professionele en zorgzame organisatie.
• De kans om een belangrijke rol te vervullen binnen het reilen en zeilen van een zorgorganisatie met een maatschappelijke missie.
• Een marktconform salaris afhankelijk van ervaring en opleiding.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals opleidingsmogelijkheden en een goede pensioenregeling.
• Je komt terecht in een warme en hechte organisatie waar jouw inzet wordt gewaardeerd en waar we samen streven naar een positieve werkomgeving
• Leuke activiteiten en uitjes met collega’s.
• Een fijne werkplek op een centrale plek in Amsterdam.

Word jij onze nieuwe collega?
Ben je klaar om je aan te sluiten bij een vooruitstrevend team waar jouw inbreng van betekenis kan zijn waardevol is en je onze organisatie kunt versterken? Solliciteer vóór 7 februari met je CV + motivatiebrief naar Mireille van Vugt via m.vanvugt@grippsychologen.nl

Voor meer informatie over onze visie en missie kan je op onze webpagina kijken: https://www.grippsychologen.nl/nl/Over_ons/Missie-en-visie/